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oder liefert Ihr EAM wirklich Nutzen für die tägliche Arbeit?

Enterprise Architecture Management (EAM) etabliert sich immer mehr insbesondere im CIO-Stabsbereich als systematischer und ganzheitlicher Ansatz für das Verstehen, Kommunizieren, Gestalten und Planen der fachlichen und technischen Strukturen im Unternehmen. Abgestimmte Applikationslisten für Compliance- oder Informationssicherheitsaspekte, technische Blueprints für die Standardisierung oder aber zumindest grobe fachliche Domänenmodelle etablieren sich immer mehr. Durch klare Verantwortlichkeiten (oder fehlende Verantwortlichkeitszuordnungen) und die Übersicht z.B. in Form von Heatmaps wird bereits eine gewisse Transparenz geschaffen, Dokumentationspflichten vereinfacht und die Erstellung von einigen Entscheidungsvorlagen vereinfacht.

Jedoch werden die Strukturen und Ergebnisse aus EAM leider in vielen Fällen vorwiegend nur im inneren Unternehmensarchitekten-Zirkel bzw. im CIO-Stabsbereich genutzt. Viele Stakeholder wie z.B. der Projektportfolio-Controller, der Programmmanager eines Business-Transformations-Projektes oder aber der Prozessmanager werden nicht direkt adressiert. Durch die fehlende Nutzung ist der Nutzen natürlich auch eingeschränkt. Verschärfend kommt hier hinzu, dass die Daten nicht immer aktuell und hinreichend qualitativ hochwertig. Dies liegt häufig daran, dass die Unternehmensarchitekten sich aus Kapazitätsgründen auf die wesentlichen Projekte konzentrieren müssen, und so ein Großteil der Veränderungen, die im Rahmen z.B. der Wartung erfolgen, nicht adressiert werden können. Je schlechter die Datenqualität und –aktualität wird, je weniger werden die Ergebnisse genutzt. Eine fehlende Nutzung führt aber zu einem schlechten Aufwand-Nutzen-Verhältnis. Ohne Mehrwert für die wichtigen Schlüsselpersonen in Ihren Unternehmen ist EAM aber nicht nachhaltig in Ihrer Organisation zu verankern. Aber:

Wie kommen Sie aus diesem Dilemma heraus? Wie können die Ziele von EAM trotzdem und nachhaltig erreicht werden?

Unser Antwort ist hierfür: Das EAM der nächsten Generation – eine auf den Kundennutzen hin maßgeschneiderte ausbaubare Lösung mit handhabbaren Prozessen und aufgabenbereichsorientierten Sichten die Quick-win-basiert schrittweise eingeführt wird. Auch die Summe von kleinen Mehrwerten gibt EAM eine nachhaltige Existenzberechtigung. EAM muss „schlank“ sein und genau auf Ihre Kunden ausgerichtet werden. EAM der nächsten Generation – die konsequente Anwendung von Lean Prinzipien.

In den ersten Ausbauschritten geht es im Wesentlichen in der Regel um den Aufbau eines kleinen Nukleus für den CIO-Stabsbereich, in dem die wesentlichen Kernstrukturen, Methoden und Werkzeuge aufgesetzt werden. Nachfolgend können dann weitere Stakeholder-Bereiche nutzenorientiert einbezogen werden. Business-Transformationsprojekte bieten ebenso wie die Umsetzung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen einen guten Trigger für die Einführung oder den Ausbau von EAM.

In jedem Schritt des Ausbaus von EAM ist wichtig:

  • Strenge Nutzenorientierung (Nutzen hinterfragen und Nutzen > Aufwand)
    Nur das etablieren, was Nutzen stiftet und der Nutzen den Aufwand deutlich überwiegt. Dies heißt aber auch umgekehrt, alles wegzulassen, was keinen Nutzen stiftet.
  • Individuelle aufgabenorientierte Sichten für die verschiedenen Beteiligten
    Die Strukturdaten und Ergebnisse aus EAM sind nur dann für den Stakeholder für seine tägliche Arbeit sinnvoll, wenn er diese in seiner Sicht entlang seiner Entscheidungs-, Planungs- und Durchführungsprozesse ohne zusätzlichen Aufwand nutzen kann.

 

EAM-Bild-Naechste-Generation

 

  • Agilität und einfache Ausbarkeit entsprechend veränderter Anforderungen und Rahmenbedingungen 
    Die Anforderungen an die EAM-Unterstützung verändert sich über die Zeit. Neue Ergebnisse sind notwendig und bestehende Ergebnisse können an Bedeutung verlieren. EAM der nächsten Generation muss diese Veränderung elastisch, nutzen- und aufgabenorientiert unterstützen. Die Einführung und der Ausbau sollte in kleinen überschaubaren Schritten und nutzer- und aufgabenorientiert in den Phasen Konzeption, Pilotieren und Ausrollen erfolgen. Bevor Sie das EAM-Instrumentarium oder Teile davon in Stein meißeln, erproben Sie es an repräsentativen Beispielen und pilotieren Sie es. Stellen Sie möglichst kurze Feedback-Schleifen sicher, um das Konzept gegebenenfalls zu justieren. Halten Sie die administrativen und Governance-Aufwände bei der pilothaften Umsetzung so klein wie möglich. Erst wenn das Konzept sich bewährt hat, sollten Sie die entsprechende Organisation und Governance aufbauen, etablieren und vermarkten.
  • KISS („Keep it simple and smart“)
    Hier geht es um die Suche nach einer möglichst einfachen, aber passenden Lösung für die Kundenprobleme; konzentriert auf den Kundenwert, das "Business-Outcome". Hierzu gibt es viele Tipps; u.a.:
    • Seien Sie ehrlich: Was ist wirklich notwendig? Was kann von dem, was Sie definiert haben, wirklich in vertretbarem Aufwand für eine Entscheidung oder Planung oder für die Durchführung als Input geliefert werden?
    • Eliminieren Sie alle Prozessschritte, die nicht machbar sind. Ersetzen oder verändern Sie diese so schlank wie immer möglich.
    • Verzichten Sie auf alle Rollen und Organisationseinheiten, die Sie nicht wirklich benötigen.
    • Suchen Sie die erfolgversprechendste Stelle und starten Sie dort. Untersuchen Sie insbesondere auch die administrativen Prozesse. Nutzen Sie zudem den Aha-Effekt mit einfachen Dingen. Wenn die späteren Nutzer erst mal z.B. einen Prototyp sehen, gewinnen sie eine Vorstellung vom Ergebnis und gleichzeitig wächst das Vertrauen. Pflicht-Themen wie z.B. Compliance oder Sicherheit bieten sich ebenso an, da hier der Nutzen nicht in Frage gestellt wird.

Für die Umsetzung von EAM der nächsten Generation werden Anforderungen einerseits an die Werkzeugunterstützung und andererseits an eine nutzen- und aufgabenorientierte Einführungsmethode gestellt. Flexible, intuitive, integrative und elastische EAM-Werkzeuge sind notwendig, um aufgabenorientierte Sichten bilden zu können. Die geforderten Ergebnisse müssen überhaupt und in ausreichender Aktualität und Qualität möglichst aufwandsarm bereitgestellt werden können. Integration und Automatisierung sind neben schlanken EA-Prozessen erfolgsentscheidend.

Stellen Sie durch eine aufgabenorientierte Einführungsweise von EAM sicher, dass Sie wirklich Mehrwert für die Beteiligten schaffen. EAM der nächsten Generation mit einer auf den Kundennutzen hin maßgeschneiderten ausbaubare Lösung mit handhabbaren Prozessen und aufgabenbereichsorientierten Sichten schafft auch für eine Summe von kleinen Mehrwerten für EAM eine nachhaltige Existenzberechtigung. Die Anwendung von Lean Prinzipien und Techniken führt zu einer handhabbaren und maßgeschneiderten EAM-Lösung.

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